5 Erkenntnisse zur Internen Kommunikation im Zeitalter Künstlicher Intelligenz

Vor dem hintergrund eines Konferenzraums stehen die Mitglieder von Unequity nebeneinander und lächeln in die Kamera

Inspired by INSP!RE

Ein besonderes Highlight unseres Teams in diesem Jahr: Der gemeinsame Besuch des von SCM ausgerichteten Kongresses INSP!RE –  Interne Kommunikation im Zeitalter von KI in Düsseldorf. Wir haben den Kongress genutzt, um uns über den Stand der Technik, der Vorteile, Nachteile, Grenzen und Chancen von KI zu informieren und daraus Schlüsse für unsere Arbeit zu ziehen.

Fazit vorneweg: Interne Kommunikation ist und bleibt der Brückenschlag zwischen den Welten. Die Unterstützung durch KI erleichtert die Arbeit, das Zentrum bleibt aber die Verbindung von Mensch zu Mensch; diese Aufgabe ist ein strategisches Tool und wird mit zunehmender Technologisierung immer wichtiger.

Und wieder hat sich die These der Wissenschaft bestätigt, dass das Niederschreiben Inhalte besser erinnerbar macht als nur Zuhören oder Sehen. Unsere Handschriften aber kann natürlich kein Mensch lesen, deshalb haben wir unsere Einblicke lesbar zusammengefasst.

Hier kommen unsere 5 wichtigsten Erkenntnisse:

1

Die Bedeutung von KI für die interne Kommunikation

  • Reflexion über Relevanz, Konsequenzen, Chancen und Risiken von KI
    Die positiven und negativen Aspekte von KI in der internen Kommunikation müssen reflektiert werden, um eine klare Vision und Strategie für die Zukunft zu entwickeln. KI ist gekommen, um zu bleiben. Wenn wir sie einsetzen, sollten wir das durchdacht tun: Die ökologischen, ethischen und wirtschaftlichen Aspekte müssen aufs Ergebnis hin überlegt und offen diskutiert werden.
  • Offenheit schafft Glaubwürdigkeit: Zum Beispiel Vorbilder präsentieren, die sowohl Erfolge als auch Misserfolge teilen. Das hilft Ängste abzubauen und eine positive Einstellung zu fördern. Interne Kommunikation wird nicht nur über Technologie, sondern auch über Vertrauen, Klarheit und eine respektvolle Kultur der Zusammenarbeit definiert.
  • Die große Chance: intelligente Nutzung von KI-Tools gibt Rückenfreiheit für die wesentlichen Aufgaben der Kommunikation – die Kommunikation von Mensch zu Mensch.

2

Die neue (alte) Rolle der internen Kommunikation

  • Die Kommunikateure sind die Anwälte fürs Denken der Empfänger.
    Gerade im Hinblick auf KI ist die interne Kommunikation von großer Bedeutung: als Moderator, Begleiter, Sachwalter der Stakeholder, Early Adopter. Sie ist die Mitmach- und Mitnahmezentrale und damit DAS vertrauensbildende Tool schlechthin.
  • Agilität und Interaktivität in der Führung sind wichtig, um einen Dialog auf Augenhöhe zu etablieren und mit interaktiven Formaten wie monatlichen Updates und offenen Wissens-Sessions eine transparente und agile Kommunikationskultur zu fördern.
  • Die Handlungsfähigkeit der IK hängt oft davon ab, ob sie vom Vorstand das „Mandat“ zur Kommunikation bekommt oder sich im eigenen Unternehmen immer wieder beweisen muss. Dabei ist gute Kommunikation ein einflussreiches Mittel, um Transformationen erfolgreich durchzuführen und Unternehmensstrategien umzusetzen.
  • Je stärker Automatisierung, Robotisierung, KI-gestütztes Management zunehmen, desto wichtiger ist die Einbindung der Menschen, damit ihr spezifisches Potential zur Entfaltung kommt. Eine menschenzentrierte Organisation mit entsprechender interner Kommunikation ist die Grundlage für ein gemeinschaftliches Verständnis zum Wohl aller.

3

Change Kommunikation und menschen-zentriertes Führen

  • Führung und Transformation
    Die direkten Führungskräfte sind nah an den Mitarbeitern und haben großen Einfluss. Daher können sie stark zum Erfolg oder Misserfolg von Change Prozessen beitragen.
  • Gerade bei großen Veränderungen und Krisen schauen die Menschen nicht nach unten, sondern nach oben.
  • Eine starke Führung ist in solchen Zeiten gewünscht. Dabei entsteht ein Spannungsfeld zwischen Stärke zeigen (beibehalten), Transparenz im richtigen Maß spielen und bei der Wahrheit zu bleiben.
  • Auch dafür braucht es das Spezialwissen der internen Kommunikation, denn Führungskräfte können dies schon aus Kapazitätsgründen nicht so ohne weiteres leisten.

4

Storytelling und Narrative als integrative Tools

  • Nahbarkeit und Erlebnisse: Geschichten verknüpfen macht Veränderungsprozesse erfolgreicher, sie erreichen eine emotionale und greifbare Vermittlung durch Geschichten über den Umgang mit neuen Tools oder den Erfolg von Transformationsprojekten.
  • Hier sollten interne und externe Botschaften strategisch abgestimmt werden und so ein konsequentes Narrativ bilden. Eine effektive interne Kommunikation muss personalisiert und gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Gute Tools dafür sind Employee Journey und Empathy Mapping auf der Grundlage von Personas.
  • Erlebnisse sind stärker als Erkenntnisse. Für die interne Kommunikation bedeutet das: Echte Geschichten mit Erfolgen und Scheitern, bewegte Bildsprache mit Unterhaltungswert, direkte Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden, Fragen und Rückmeldungen einholen, gemeinsame Erlebnisse schaffen.
  • Das überschneidet sich mit dem Ansatz User Centered Design. Wenn die Bedürfnisse, das Denken und Handeln der User verstanden werden und im Mittelpunkt stehen, können Produkte entwickelt werden, die am besten auf sie zugeschnitten sind.

5

KI-Tools in der internen Kommunikation

  • Intelligentes Intranet als Schlüssel der Digitalisierung
    KI-Intranets können dabei helfen, Inhalte effizient zu erstellen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit Hilfe von KI lassen sich Workflows optimieren. Ein gut gestaltetes Intranet kann zum Herzstück der digitalen Transformation eines Unternehmens werden. Das allein reicht aber nicht. Regelmäßiger Content für die Mitarbeiter ist wichtig: Man muss für Engagement, Interaktion und Bindung sorgen. Viel wichtiger als immer neue Intranetinhalte zu schaffen ist es, die Qualität und Aktualität der bestehenden Inhalte zu halten und das Intranet zu pflegen.
  • Bei Kommunikationsmedien kommt es nicht nur darauf an, wie umfangreich bzw. wie gut sie sind, sondern vor allem darauf, ob sie die Zielgruppe erreichen. Kanäle zu finden, auf denen Mitarbeitende erreicht werden, ist eine – wenn nicht sogar die größte – Hürde in der internen Kommunikation, denn One Size Fits None.
  • Klarheit in der Tool-Landschaft: Eine klare Kommunikation über die richtigen Tools und deren Nutzen ist entscheidend. Eine Botschaften-Pyramide in Zusammenarbeit mit der IT kann helfen, die richtigen Botschaften zu vermitteln und die Mitarbeitenden zu unterstützen
  • Video als Content Format: Kurze, dynamische Videos, spannende Thumbnails haben großes Potenzial, Aufmerksamkeit zu erzeugen und Botschaften zu vermitteln.
  • Statistiken sind hilfreich bei der Einführung von neuen Tools. Zum Beispiel über Videoaufrufe, Abbruchstatistiken, Öffnungsraten von Newslettern.
  • Regelmäßige Umfragen zu Meinung und Empfinden der Mitarbeiter (auch KI-gestützt) vorsehen.

Wir werden diese neuen Erkenntnisse in unseren Projekten rund um Total Rewards einfließen lassen und sind sehr gespannt auf die weitere Entwicklung. Wenn ihr mehr dazu wissen möchtet oder das Thema interne Kommunikation von HR-Themen gerade selbst auf dem Schreibtisch habt, lasst uns sprechen.

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