Inspired by INSP!RE
Ein besonderes Highlight unseres Teams in diesem Jahr: Der gemeinsame Besuch des von SCM ausgerichteten Kongresses INSP!RE – Interne Kommunikation im Zeitalter von KI in Düsseldorf. Wir haben den Kongress genutzt, um uns über den Stand der Technik, der Vorteile, Nachteile, Grenzen und Chancen von KI zu informieren und daraus Schlüsse für unsere Arbeit zu ziehen.
Fazit vorneweg: Interne Kommunikation ist und bleibt der Brückenschlag zwischen den Welten. Die Unterstützung durch KI erleichtert die Arbeit, das Zentrum bleibt aber die Verbindung von Mensch zu Mensch; diese Aufgabe ist ein strategisches Tool und wird mit zunehmender Technologisierung immer wichtiger.
Und wieder hat sich die These der Wissenschaft bestätigt, dass das Niederschreiben Inhalte besser erinnerbar macht als nur Zuhören oder Sehen. Unsere Handschriften aber kann natürlich kein Mensch lesen, deshalb haben wir unsere Einblicke lesbar zusammengefasst.
Hier kommen unsere 5 wichtigsten Erkenntnisse:
1
Die Bedeutung von KI für die interne Kommunikation
Der Einsatz von KI für die interne Kommunikation…
… zwingt uns zu einer Reflexion über Chancen und Risiken von KI. Das heißt, die positiven und negativen Aspekte von KI in der internen Kommunikation müssen berücksichtigt werden, um eine klare Vision und Strategie für die Zukunft zu entwickeln. KI ist gekommen, um zu bleiben. Wenn wir sie einsetzen, sollten wir das durchdacht tun: Die ökologischen, ethischen und wirtschaftlichen Aspekte müssen aufs Ergebnis hin überlegt und offen diskutiert werden.
… fordert einen noch stärkeren Fokus auf Offenheit, denn Offenheit schafft Glaubwürdigkeit. Wenn wir zum Beispiel Vorbilder präsentieren, die sowohl Erfolge als auch Misserfolge teilen, dann hilft das Ängste abzubauen und eine positive Einstellung zu fördern. Interne Kommunikation wird nicht nur über Technologie, sondern auch über Vertrauen, Klarheit und eine respektvolle Kultur der Zusammenarbeit definiert.
… bietet die Chance, mehr Freiraum zu schaffen für die wesentlichen Aufgaben der Kommunikation – die Kommunikation von Mensch zu Mensch –, wenn wir KI-Tools intelligent nutzen.
2
Die neue (alte) Rolle der internen Kommunikation
Die Aufgaben der internen Kommunikation…
... beinhalten heute vor allem auch eine Anwaltschaft für das Denken der Empfänger. Gerade im Hinblick auf KI ist die interne Kommunikation als Moderator, Begleiter, Sachwalter der Stakeholder, und Early Adopter gefordert. Sie ist die Mitmach- und Mitnahmezentrale und damit DAS vertrauensbildende Tool schlechthin.
… umfassen die Förderung einer transparenten, interaktiven Kommunikationskultur, um einen Dialog auf Augenhöhe zwischen Mitarbeitenden und Führung zu gewährleisten. Daher sollte der Führungslevel mit Unterstützung der internen Kommunikation sowohl Top-Down als auch Bottom-Up Formate etablieren, wie zum Beispiel monatliche Updates und offene Wissens-Sessions. Sie können dabei helfen, eine transparente und agile Kommunikationskultur zu fördern.
… müssen auch proaktiv vorangetrieben werden. Die Handlungsfähigkeit der IK hängt oft davon ab, ob sie vom Vorstand den Auftrag zur Kommunikation bekommt oder sich im eigenen Unternehmen immer wieder beweisen muss. Dabei ist gute Kommunikation ein einflussreiches Mittel, um Transformationen erfolgreich durchzuführen und Unternehmensstrategien umzusetzen. Dafür sollte die IK mit erfolgreichen Maßnahmen werben.
... sollten daraufhin betrachtet werden, wie sie die Mitarbeitenden abholen können. Je stärker Automatisierung, Robotisierung, KI-gestütztes Management zunehmen, desto wichtiger ist die Einbindung der Menschen, die Vermittlung des „Warum tun wir das?“. Eine menschenzentrierte Organisation mit entsprechender interner Kommunikation ist die Grundlage für ein gemeinschaftliches Verständnis der Notwendigkeit kontinuierlicher Entwicklungsprozesse.
3
Change Kommunikation und menschen-zentriertes Führen
Change Kommunikation und menschenzentriertes Führen…
… sind entscheidende Kriterien guten Managements in Zeiten großer Veränderungen. Die direkten Führungskräfte sind haben aufgrund ihrer Nähe zu den Mitarbeitenden großen Einfluss und tragen durch ihren Führungsstil entscheidend zum Erfolg oder Misserfolg von Change Prozessen bei. Gerade bei großen Veränderungen und Krisen schauen die Menschen nicht nach unten, sondern nach oben.
... bewegen sich in einem Spannungsfeld zwischen Stärke und Transparenz. Eine starke Führung wird in Zeiten der Krise von vielen gewünscht. Dadurch entsteht ein Spannungsfeld zwischen Stärke zeigen (beibehalten), Transparenz im richtigen Maß spielen und bei der Wahrheit bleiben. Zudem sollte die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden unter Umgebungsbedingungen eher gefördert als gebremst werden.
... werden erfolgreich durch eine konsequente interne Kommunikation. Das Spezialwissen der internen Kommunikation ist hier von großer Bedeutung, denn aktuell sind Führungskräfte oft kommunikationstechnisch ungeschult und/oder haben dafür keine Kapazitäten.
4
Storytelling und Narrative als integrative Tools
Storytelling und Narrative sind integrative Tools…
… für erfolgreiche Veränderungsprozesse. Die Verknüpfung von Geschichten und Erlebnissen stellt Nahbarkeit her und erreicht eine emotionale und greifbare Vermittlung. Zudem wird durch überzeugende Narrative die wesentliche Grundlage für besseres Verständnis im Umgang mit neuen Tools oder Veränderungen im Rahmen eines Transformationsprojektes gelegt.
... und wichtig in der Abstimmung interner und externer Botschaften. Sie sollten strategisch angelegt werden und so ein konsequentes Narrativ bilden. Eine effektive interne Kommunikation muss personalisiert und gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Gute Tools dafür sind Employee Journey und Empathy Mapping auf der Grundlage von Personas.
... im Hinblick auf die Schaffung von Erlebnissen, denn Erlebnisse sind stärker als Erkenntnisse. Für die interne Kommunikation bedeutet das: Echte Geschichten mit Erfolgen und Scheitern entwickeln, bewegte Bildsprache mit Unterhaltungswert liefern, direkte Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden schaffen, Fragen und Rückmeldungen einholen, um Interaktion und Teilhabe zu befördern.
... und folgen dem Ansatz User Centered Design (UX). Wenn die Bedürfnisse, das Denken und Handeln der User verstanden werden und im Mittelpunkt stehen, können zielgruppengenaue Produkte, Informationen und Botschaften entwickelt werden, die sie besser erreichen.
5
KI-Tools in der internen Kommunikation
KI-Tools in der internen Kommunikation…
... können bei der effizienten Gestaltung von Inhalten helfen, zum Beispiel über ein intelligentes Intranet. Ein gut gestaltetes, KI-gestütztes Intranet kann zum Herzstück der digitalen Transformation eines Unternehmens werden. Geschäftsprozesse und Workflows lassen sich optimieren. Das ist der erste Schritt. Allerdings sind Regelmäßigkeit, Qualität und Aktualität von Content wesentliche Faktoren, um Engagement, Interaktion und Bindung zu erreichen. Das bedeutet, ein Intranet muss gut gepflegt werden, um die damit verbundenen Ziele zu erreichen.
... sollten zielgruppengenau adaptiert werden können. Bei Kommunikationsmedien kommt es nicht nur darauf an, wie umfangreich bzw. wie gut sie sind, sondern vor allem darauf, ob sie die Zielgruppe erreichen. Kanäle zu finden, auf denen Mitarbeitende erreicht werden, ist eine – wenn nicht sogar die größte – Hürde in der internen Kommunikation, denn One Size Fits None.
... erfordern Klarheit in der Tool-Landschaft. Verständliche Kommunikation über die richtigen Tools und deren Nutzen ist entscheidend. Eine Botschaften-Pyramide in Zusammenarbeit mit der IT kann helfen, die richtigen Botschaften zu vermitteln und die Mitarbeitenden zu unterstützen.
... können mit wenig Aufwand hohe Aufmerksamkeit erregen. Zum Beispiel über Videos als Content Format: Kurze, dynamische Videos, spannende Thumbnails haben großes Potenzial, Aufmerksamkeit zu erzeugen und Botschaften zu vermitteln.
... ermöglichen eine schnelle, effiziente Erfolgsmessung. KI-gestützte Statistiken sind hilfreich bei der Einführung von neuen Tools. Zum Beispiel über Videoaufrufe, Abbruchstatistiken und/oder Öffnungsraten von Newslettern. Auch regelmäßige Umfragen zu den Meinungen und Empfindungen der Mitarbeitenden lassen sich KI-gestützt gut erstellen.
Wir werden diese neuen Erkenntnisse in unseren Projekten rund um Total Rewards einfließen lassen und sind sehr gespannt auf die weitere Entwicklung. Wenn ihr mehr dazu wissen möchtet oder das Thema interne Kommunikation von HR-Themen gerade selbst auf dem Schreibtisch habt, lasst uns sprechen.
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